Pluriform Events software voor

• Accommodatie organisaties
• Evenementen organisaties
• Presentiepas tijdregistratie
• Projectmatig Verhuur van materieel en personeel

Projectmatig Verhuur van materieel en personeel

Grensloos Pluriform Events voorziet standaard over een Project-werkorder administratie & een projectmatige Activa administratie voor o.a. materieelbeheer, keuringen, services en onderhoud. Voor de inzet van uw personeel beschikt Pluriform Events standaard over een Digitale werkbon app voor 100% urenregistratie en tijdens onderhoud & services registratie van materialen / vervanging van onderdelen. De facturering van Verhuur overeenkomsten van uw materieel, kunt u vrijwel automatisch via de termijnfacturering over meerdere verhuurjaren verwerken. Indien gewenst kunt u een voorschot voor supportbudget verwerken, per termijn/periode, voor de inzet van uw capaciteit. Op basis van de urenregistratie kunt u altijd op basis van nacalculatie, per maand, kwartaal of per jaar  eenvoudig verwerken.

Reserveringen
Aan elke activiteit en een artikel dat gepland wordt op een boeking hangt relevante achtergrond informatie aan zoals aantal personen, data en tijden, offertes, facturen, correspondenties, beschikbaarheid etc.. Doordat reserveringen een naadloze aansluiting heeft met het relatiebeheer, correspondenties en de financiële administratie ondervindt u ook hier weer de voordelen van een geïntegreerd systeem.

Volledige controle van uw reserveringen met het draaiboek
Niets is zo vervelend als het onbehaaglijke gevoel van het niet hebben van controle op uw evenementen. Met Pluriform Events stroomlijnt u snel, eenvoudig en adequaat alle in- en uitgaande informatie, bewaken van activiteitenlijst per project en u kan zelfs continu alle mutaties in het draaiboek berichten aan alle betrokken partijen. Op deze manier heeft elk evenement één compleet draaiboek voor alle betrokkenen partijen. In de draaiboeken van Pluriform staan altijd de juiste gegevens zoals data, tijden, locatie, wat, te doen, voor wie, etc. Ook alle mutaties die voor en tijdens het event optreden, kunnen snel en duidelijk gecommuniceerd worden naar de juiste personen.

Offertes snel genereren en inzichtelijk voor de gehele organisatie
U kunt gemakkelijk met een druk op de knop vanuit een reservering een offerte aanmaken. De geselecteerde locaties, artikelen en personeel worden overgenomen in de standaard offerte voorzet’. Vanuit hier kunt u eventueel nog de offerte teksten aanpassen, prijzen veranderen en heeft u ook op dat niveau inzicht in de marges en incl. of excl. BTW aangeven. De offerte wordt gekoppeld aan Microsoft Word waardoor u aan elke offerte een persoonlijk tintje aan de lay-out kunt meegeven. Per reservering kunt u meerdere offertes koppelen en u kunt een offerte direct door boeken naar een reserveringsbevestiging en factuur. Tijdens het samenstellen van de offerte heeft u al inzicht over het break-evenpoint. Als evenementen organisatie weet u als geen ander dat uw evenement valt of staat bij het uiteindelijke aantal deelnemers en de deelname van eventuele sponsoren. Helemaal als u kostentechnisch gezien van deze partijen financieel afhankelijk’ bent. Dit systeem geeft u direct inzicht in onder meer het kosten- en baten overzicht waardoor u altijd weet wanneer het break-evenpoints behaald is. Zo weet u of het wel of niet verstandig is om het evenement door te laten gaan. Van activiteitenlijst tot en met planning, van budgetbewaking tot en met de complete financiële afwikkeling. Met Pluriform Events wordt werken in de evenementen branche alleen maar leuker.

Verlies geen verkoopkansen uit het oog
Pluriform Events bevat functies die u nodig heeft om uw klanten goed te kunnen beheren en uw business te laten groeien. Verlies geen verkoopkansen van leads uit het oog. Identificeer waar uw successen vandaan komen en analyseer de prestaties van uw medewerkers. Contactmomenten kunt u volledig geautomatiseerd verwerken vanuit Pluriform Events software? Bijvoorbeeld nadat de reservering definitief is, kunt u een reserveringsbevestiging toe sturen, per e-mail. Tegelijkertijd wordt ook de status van de reservering automatisch aangepast en op definitief gezet. Dit is door middel van een kleur aanduiding in het planbord ook zichtbaar. De reserveringsbevestiging is een contactmoment dat automatisch wordt opgeslagen bij de organisatie/contactpersoon, particulier, reservering en indien gekozen bij een digitaal dossier. Met Pluriform Events heeft u alle correspondenties en contactmomenten niet alleen digitaal aangemaakt en gearchiveerd maar u kunt ze ook gemakkelijk terugvinden. Zo kunt u ook alle informatie met elkaar delen.

Agenda & Planbord
Door te werken met één alles omvattende CRM-databasemarketing software oplossing kan de gehele organisatie, sneller, doeltreffender en inzichtelijker werken met name voor de planning. Gebruikers van Pluriform Events hebben een krachtige tool in handen om snel en eenvoudig accommodaties, artikelen, arrangementen, medewerkers etc. in te plannen vanuit het planbord als op de centrale agenda in het systeem. Er wordt rekening gehouden met de bezettingsgraad en verschillende competenties van de medewerkers. Ook modules als verlof en verzuim, personeelsinformatie, tijdsregistratie, urenverantwoording worden geregistreerd in Pluriform Events.

Beschikbaarheid & bezettingsgraad
Als medewerker van een evenementenlocatie bent u natuurlijk geïnteresseerd in uw bezettingsgraad. Pluriform Events biedt u een overzichtelijk digitaal planbord met direct inzicht in bezette en beschikbare ruimtes, medewerkers en artikelen. Het onderbrengen van grote groepen in verschillende accommodaties regelt u in een paar tellen met dit systeem. Overboekingen en overhead aan personen door slecht inzicht in uw reserveringen/synchronisaties die achterlopen? Met Pluriform Events gaat dit nooit meer verkeerd!

Personeelsplanning
Personeel is heel waardevol, maar ook kostbaar. Alle reden voor een goede inzet planning die gericht is op efficiëntie, effectiviteit, arbeidsmotivatie en ergonomie. De planner weet als geen ander dat het inplannen van personeel een ingewikkelde klus is. Niets is zo moeilijk als het vinden van een optimale bezetting, zonder dat medewerkers het ene moment handen tekort komen, terwijl ze op andere momenten duimen zitten te draaien. In deze moderne tijd maken organisaties gebruik van de meest uiteenlopende werk overeenkomsten. Grensloos biedt u krachtige functies met Pluriform Events aan om snel en eenvoudig medewerkers in te planning. Daarbij wordt zelfs rekening gehouden met verschillende competenties. Ook modules als verlof en verzuim, personeelsinformatie, tijdsregistratie, urenverantwoording en projecten administratie zijn geïntegreerd in dit systeem. Deze softwareoplossing biedt u de mogelijkheid om uw evenementen op allerlei manieren vóór te calculeren, te offreren, uren en materialen te verantwoorden, ná te calculeren en te factureren. Kosten en opbrengsten kunnen tot op detail niveau toe worden geschreven aan een project of project onderdeel. Wanneer u een wijziging aanbrengt in het aantal personen dat gereserveerd staat, dan verwerkt het systeem deze wijziging automatisch zowel in de beschikbaarheid als bij de facturatie. Het onderbrengen van grote groepen in verschillende zalen van uw accommodatie regelt u in een paar tellen met dit systeem. Overboekingen en overhead aan personen door slecht inzicht in uw reserveringen/synchronisaties die achterlopen? Met Pluriform Events gaat dit nooit meer verkeerd! U volgt al uw (project-) evenementen op de voet en houdt de kosten in de hand.

Presentiepas tijdregistratie
De Presentiepas is toepasbaar voor de registratie van aanvang- en vertrektijd, op in- of externe locaties waar werknemers of bezoekers komen. Een sluitende oplossing voor het registreren van personen, op basis van een unieke identiteitscontrole. Denk hierbij aan bijvoorbeeld werknemers, die geen werkvergunning hebben, werkzaam zijn vanuit uw bedrijf. De organisatie Presentiepas biedt hiervoor een sluitende oplossing in combinatie met een uniek tijdsregistratie systeem voor al uw bedrijven, met name ook toepasbaar op evenement- of productielocaties zoals bouwplaatsen, akkers, kassen of tijdelijke montage- of uitvoerende werklocaties. Voor een sluitende registratie van zowel binnenlandse- als buitenlandse werknemers of bezoekers van evenementen, heeft grensloos voor de organisatie Presentiepas een uniek front- en backoffice informatiesysteem ontwikkeld met Pluriform Events software.